Bezpieczeństwo, ochrona i opieka medyczna na eventach

W świetle polskiego prawa, organizacja jakiegokolwiek wydarzenia, od kameralnego spotkania firmowego po wielką imprezę masową, rozpoczyna się od zarządzania ryzykiem. Odpowiedzialność organizatora wykracza daleko poza estetykę i program, koncentrując się na prewencji, ochronie osób oraz bezwzględnej gotowości na sytuacje kryzysowe. Rzetelne podejście do kwestii bezpieczeństwa, ochrony i opieki medycznej jest wymogiem prawnym i fundamentem profesjonalnej realizacji każdego projektu. Jak mawiają eksperci: „Event jest tak udany, jak bezpieczny jest jego najsłabszy punkt”.

Zabezpieczenie medyczne i ochrona prawna

Obecność wykwalifikowanej opieki medycznej oraz profesjonalnej ochrony to obowiązek, którego ramy prawne w Polsce określa przede wszystkim Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20 marca 2009 r. (z późn. zm.). Choć ustawa ta dotyczy bezpośrednio wydarzeń o dużej skali, jej standardy stanowią najlepszą praktykę i punkt odniesienia dla wszystkich typów eventów.

Zgodnie z wymogami prawa, organizator musi zapewnić zespoły ratownictwa i punkt medyczny. Konieczne jest zapewnienie odpowiedniej liczby zespołów medycznych z wyposażeniem, a także wyznaczenie punktu medycznego z wyraźnym oznakowaniem. Wymagany skład i wyposażenie zależą od skali i charakteru imprezy, zgodnie z rozporządzeniami wykonawczymi do Ustawy.

Organizator musi złożyć też wniosek do organów administracji publicznej i uzgodnić plan działania z właściwym komendantem Policji, Państwowej Straży Pożarnej oraz dysponentami zespołów ratownictwa medycznego.

Ochrona fizyczna i kontrola dostępu

Zapewnienie bezpieczeństwa fizycznego jest zadaniem specjalistycznych służb porządkowych i informacyjnych. Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych precyzuje, że służby te odpowiadają za zapobieganie niebezpieczeństwu oraz skuteczną reakcję na zagrożenia, w tym eliminowanie osób naruszających prawo.

Służba porządkowa i informacyjna musi mieć określoną ilość (liczba osób jest ściśle określona przepisami w przeliczeniu na liczbę uczestników) i być przeszkolona. Jest niezbędna do utrzymania porządku, nadzoru nad przestrzeganiem regulaminu oraz do kontroli bezpieczeństwa osób i mienia.

Kontrolę uczestników wdraża się w celu identyfikacji uczestników i eliminowania osób niepożądanych. Obejmuje to kontrolę biletów, zaproszeń, identyfikatorów, wnoszonych przedmiotów zagrażających bezpieczeństwu uczestników, a w uzasadnionych przypadkach i w określonym prawnie zakresie – kontrole osobiste.

Bezpieczeństwo eventu w świetle prawa

Obowiązki prawne związane z bezpieczeństwem eventu, które spoczywają na organizatorze: 

• Liczba ochrony. W przypadku imprez masowych, zgodnie z Ustawą, organizator musi zapewnić co najmniej jednego członka służby porządkowej na każde 200 osób oraz jednego członka służby informacyjnej na każde 300 osób objętych przewidywaną liczbą uczestników.
• Decyzja administracyjna. Zgoda na przeprowadzenie imprezy masowej jest decyzją wydawaną przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta. Uzyskanie tej zgody jest warunkowane pozytywnymi opiniami służb (Policji, Straży Pożarnej, Sanepidu).

Zarządzanie ryzykiem i plan ewakuacji

Podstawą profesjonalnego zarządzania bezpieczeństwem jest sporządzenie i weryfikacja planu zarządzania ryzykiem na etapie projektowania eventu. To proaktywne działanie, które minimalizuje potencjalne szkody.

Bez względu na skalę, organizator musi przygotować instrukcję postępowania w razie pożaru oraz szczegółowy plan ewakuacji. Plan ten musi być opracowany dla każdej lokalizacji i wymaga wyznaczenia i wyraźnego oznakowania dróg ewakuacyjnych, przeszkolenia personelu do kierowania uczestnikami oraz wskazania bezpiecznych miejsc zbiórki. Trasa ewakuacji musi być wolna od wszelkich przeszkód. W scenariuszu należy również uwzględnić procedury szybkiego i jasnego przekazywania informacji uczestnikom w sytuacji zagrożenia, używając do tego celu zarówno nagłośnienia, jak i personelu.

Bezpieczeństwo miarą profesjonalizmu

W branży eventowej często powtarza się, że klient płaci za efekty i emocje, ale zaufanie buduje się na bezpieczeństwie. Kompleksowe podejście do ochrony i opieki medycznej, w ścisłym dostosowaniu do polskich regulacji prawnych (szczególnie zapisów Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych), stanowi gwarancję legalności, etyki i profesjonalizmu realizacji wydarzenia. Dbałość o te aspekty sprawia, że Event Manager może spokojnie skupić się na programie, wiedząc, że uczestnicy są w pełni zabezpieczeni. Zaniedbanie któregokolwiek z tych elementów to ryzyko, którego nie można skalkulować.